Sekretär:in / BĂĽroangestellte:r Empfang (m/w/d) – Mannheim
Stellenausschreibung · Agregora
Sekretär:in / Büroangestellte:r Empfang (m/w/d)
● Ab sofort
● Vollzeit
● Unbefristet
Novumstate ist ein innovatives Start-up, das die klassische Hausverwaltung durch Digitalisierung, klare Prozesse und moderne Arbeitsweisen neu denkt. Unser Anspruch: effizienter, transparenter und zukunftssicher verwalten – mit Fokus auf Qualität und Kundenzufriedenheit.
Für unsere Hausverwaltung Agregora GmbH im Herzen Mannheims suchen wir eine:n Sekretär:in / Büroangestellte:n (m/w/d) für unseren Empfang. Agregora betreut rund 5.000 Wohneinheiten in der Rhein-Neckar-Region mit einem Team von 11 Kolleg:innen. Du bist das Gesicht unseres Büros – die Position ist eine Präsenzstelle vor Ort (kein Homeoffice).
Aufgaben
- ✓Empfang und Betreuung von Eigentümer:innen, Mieter:innen, Dienstleistern und Gästen
- âś“Telefonzentrale: Anrufe entgegennehmen, weiterleiten und Anliegen dokumentieren
- ✓Bearbeitung von Post, Paketen und E-Mail-Eingängen
- âś“Terminkoordination und FristenĂĽberwachung fĂĽr das Team
- ✓Büroorganisation: Material, Besprechungsräume, Ablage und Dokumentenmanagement
- âś“UnterstĂĽtzung der Verwalter:innen bei administrativen Aufgaben
- âś“UnterstĂĽtzung der Buchhaltung: Erfassen von Rechnungen und Hilfestellung bei der Ablage
- ✓Vorbereitung, Einkuvertieren und Versand von Einladungen, Rundschreiben und weiterer Geschäftspost
Profil
- ✓Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement) oder vergleichbare Erfahrung
- âś“Erfahrung am Empfang, im Sekretariat oder in der Team-Assistenz
- ✓Freundliches, professionelles Auftreten und ausgeprägte Serviceorientierung
- âś“Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel)
- âś“Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift
- ✓Zuverlässigkeit, Organisationstalent und Diskretion
Was wir bieten
- âś“30 Tage Urlaub plus frei am 24.12., 31.12. und an deinem Geburtstag
- ✓Gleitzeit mit Kernarbeitszeit 9:00–14:30 Uhr (Präsenzstelle am Empfang, kein Homeoffice)
- âś“Strukturiertes Onboarding durch das Team
- âś“Modernes BĂĽro in zentraler Lage Mannheims (kein GroĂźraumbĂĽro)
- ✓Monatlich 50 € Guthaben, wenn du einen Monat nicht krank warst
- ✓Regelmäßige Team-Events und offene Unternehmenskultur
Klingt nach dir?
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