Datenschutz.

Vorwort

Wir, die Novumstate GmbH nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst und möchten Sie an dieser Stelle über den Datenschutz in unserem Unternehmen informieren.

Uns sind im Rahmen unserer datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeit durch das Inkrafttreten der EU-Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679; nachfolgend: „DS-GVO“) zusätzliche Pflichten auferlegt worden, um den Schutz personenbezogener Daten der von einer Verarbeitung betroffenen Person (wir sprechen Sie als betroffene Person nachfolgend auch mit „Kunde“, „Nutzer“, „Sie“, „Ihnen“ oder „Betroffener“ an) sicherzustellen.

Soweit wir entweder alleine oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheiden, umfasst dies vor allem die Pflicht, Sie transparent über Art, Umfang, Zweck, Dauer und Rechtsgrundlage der Verarbeitung zu informieren (vgl. Art. 13 und 14 DS-GVO). Mit dieser Erklärung (nachfolgend: „Datenschutzhinweise„) informieren wir Sie darüber, in welcher Weise Ihre personenbezogenen Daten von uns verarbeitet werden.

Unsere Datenschutzhinweise sind modular aufgebaut. Sie bestehen aus einem allgemeinen Teil für jegliche Verarbeitung personenbezogener Daten und Verarbeitungssituationen, die bei jedem Aufruf einer Webseite zum Tragen kommen (A. Allgemeines) und einem besonderen Teil, dessen Inhalt sich jeweils nur auf die dort angegebene Verarbeitungssituation mit Bezeichnung des jeweiligen Angebots oder Produkts bezieht, insbesondere den hier näher ausgestalteten Besuch von Webseiten (B. Besuch von Webseiten).

Um die für Sie relevanten Teile finden zu können, beachten Sie bitte den nachfolgenden Überblick zur Untergliederung der Datenschutzhinweise:

Teil A — Allgemeines

Teil B — Webseite und Social Media Präsenzen

A. Allgemeines

(1)  Begriffsbestimmungen

Nach dem Vorbild des Art. 4 DS-GVO liegen dieser Datenschutzhinweise folgende Begriffsbestimmungen zugrunde:

– „Personenbezogene Daten“ ( Art. 4 Nr. 1 DS-GVO) sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person („Betroffener“) beziehen. Identifizierbar ist eine Person, wenn sie direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, einer Kennnummer, einer Online-Kennung, Standortdaten oder mithilfe von Informationen zu ihren physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identitätsmerkmalen identifiziert werden kann. Die Identifizierbarkeit kann auch mittels einer Verknüpfung von derartigen Informationen oder anderem Zusatzwissen gegeben sein. Auf das Zustandekommen, die Form oder die Verkörperung der Informationen kommt es nicht an (auch Fotos, Video- oder Tonaufnahmen können personenbezogene Daten enthalten).

– „Verarbeiten“ ( Art. 4 Nr. 2 DS-GVO) ist jeder Vorgang, bei dem mit personenbezogenen Daten umgegangen wird, gleich ob mit oder ohne Hilfe automatisierter (dh technikgestützter) Verfahren. Dies umfasst insbesondere das Erheben (dh die Beschaffung), das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, die Verbreitung oder sonstige Bereitstellung, den Abgleich, die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung von personenbezogenen Daten sowie die Änderung einer Ziel- oder Zweckbestimmung, die einer Datenverarbeitung ursprünglich zugrunde gelegt wurde.

– „Verantwortlicher“ ( Art. 4 Nr. 7 DS-GVO) ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

– „Dritter“ ( Art. 4 Nr. 10 DS-GVO) ist jede natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle außer dem Betroffenen, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten; dazu gehören auch andere konzernangehörige juristische Personen.

– „Auftragsverarbeiter“ ( Art. 4 Nr. 8 DS-GVO) ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen, insbesondere gemäß dessen Weisungen, verarbeitet (zB IT-Dienstleister). Im datenschutzrechtlichen Sinne ist ein Auftragsverarbeiter insbesondere kein Dritter.

– „Einwilligung“ ( Art. 4 Nr. 11 DS-GVO) der betroffenen Person bezeichnet jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

(2)  Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Die für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortliche Stelle im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DS-GVO sind wir:

Novumstate GmbH

Chrysanthemenstraße 3
10407 Berlin

+49 (0)30 2000 844 50
info@novumstate.com

Weitere Angaben zu unserem Unternehmen entnehmen Sie bitte den Impressumsangaben auf unserer Internetseite (Impressum).

(3)  Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Rechtsanwalt
Kaspar-Ludwig Stolzenhain
LL.M. oec
Seine Kontaktdaten sind:

Amselstraße 26
D-14195 Berlin
Telefon: +49(0)30 936 726 98
Telefax: +49(0)30 887 163 559
Email: info@stolzenhain-anwalt.de

(4) Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Von Gesetzes wegen ist im Grundsatz jede Verarbeitung personenbezogener Daten verboten und nur dann erlaubt, wenn die Datenverarbeitung unter einen der folgenden Rechtfertigungstatbestände fällt:

– Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO („Einwilligung“): Wenn der Betroffene freiwillig, in informierter Weise und unmissverständlich durch eine Erklärung oder eine sonstige eindeutige bestätigende Handlung zu verstehen gegeben hat, dass er mit der Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke einverstanden ist;

– Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO: Wenn die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei der Betroffene ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf die Anfrage des Betroffenen erfolgen;

– Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO: Wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche unterliegt (z. B. eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht);

– Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. d DS-GVO: Wenn die Verarbeitung erforderlich ist, um lebenswichtige Interessen des Betroffenen oder einer anderen natürlichen Person zu schützen;

– Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO: Wenn die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde oder

– Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO („Berechtigte Interessen“): Wenn die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter (insbesondere rechtlicher oder wirtschaftlicher) Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die gegenläufigen Interessen oder Rechte des Betroffenen überwiegen (insbesondere dann, wenn es sich dabei um einen Minderjährigen handelt).

Die Speicherung von Informationen in der Endeinrichtung des Endnutzers oder der Zugriff auf Informationen, die bereits in der Endeinrichtung gespeichert sind, sind nur zulässig, wenn sie von einem der folgenden Rechtfertigungstatbeständen gedeckt sind:

– § 25 Abs. 1 TDDDG: Wenn der Endnutzer auf der Grundlage von klaren und umfassenden Informationen eingewilligt hat. Die Einwilligung hat gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO             zu erfolgen;

– § 25 Abs. 2 Nr. 1 TDDDG: Wenn der alleinige Zweck die Durchführung der Übertragung einer Nachricht über ein öffentliches Telekommunikationsnetz ist oder

– § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG: Wenn die Speicherung oder der Zugriff unbedingt erforderlich ist, damit der Anbieter eines Telemediendienstes einen vom Nutzer ausdrücklich gewünschten         Telemediendienst zur Verfügung stellen kann.

Für die von uns vorgenommenen Verarbeitungsvorgänge geben wir im Folgenden jeweils die anwendbare Rechtsgrundlage an. Eine Verarbeitung kann auch auf mehreren Rechtsgrundlagen beruhen.

(5) Datenlöschung und Speicherdauer

Für die von uns vorgenommenen Verarbeitungsvorgänge geben wir im Folgenden jeweils an, wie lange die Daten bei uns gespeichert und wann sie gelöscht oder gesperrt werden. Soweit nachfolgend keine ausdrückliche Speicherdauer angegeben wird, werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck oder die Rechtsgrundlage für die Speicherung entfällt. Eine Speicherung Ihrer Daten erfolgt grundsätzlich nur auf unseren Servern in Deutschland, vorbehaltlich einer ggf. erfolgenden Weitergabe nach den Regelungen in A.(7) und A.(8).

Eine Speicherung kann jedoch über die angegebene Zeit hinaus im Falle einer (drohenden) Rechtsstreitigkeit mit Ihnen oder eines sonstigen rechtlichen Verfahrens erfolgen oder wenn die Speicherung durch gesetzliche Vorschriften, denen wir als Verantwortlicher unterliegen (zB § 257 HGB, § 147 AO), vorgesehen ist. Wenn die durch die gesetzlichen Vorschriften vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, erfolgt eine Sperrung oder Löschung der personenbezogenen Daten, es sei denn, dass eine weitere Speicherung durch uns erforderlich ist und dafür eine Rechtsgrundlage besteht.

(6) Datensicherheit

Wir bedienen uns geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen (zB TSL-Verschlüsselung für unsere Webseite) unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Natur, des Umfangs, des Kontextes und des Zwecks der Verarbeitung sowie der bestehenden Risiken einer Datenpanne (inklusive von deren Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen) für den Betroffenen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

Nähere Informationen hierzu erteilen wir Ihnen auf Anfrage gerne. Wenden Sie sich hierzu bitte an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe unter A.(3)).

(7) Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern

Wie bei jedem größeren Unternehmen, setzen auch wir zur Abwicklung unseres Geschäftsverkehrs externe in- und ausländische Dienstleister ein (zB für die Bereiche IT, Logistik, Telekommunikation, Vertrieb und Marketing). Diese werden nur nach unserer Weisung tätig und wurden iSv Art. 28 DS-GVO vertraglich dazu verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten.

Sofern personenbezogene Daten von Ihnen durch uns an mit uns verbundene Unternehmen weitergegeben werden oder von diesen an uns (z. B. zu werblichen Zwecken), geschieht dies auf Grundlage bestehender Auftragsverarbeitungsverhältnisse. Entscheidet das empfangende Unternehmen eigenständig über Zwecke und Mittel der Verarbeitung — etwa bei Bewerbungen auf eine dort ausgeschriebene Stelle —, liegt keine Auftragsverarbeitung vor; die Einzelheiten hierzu finden Sie unter B.(7).

(8) Voraussetzungen der Weitergabe von personenbezogenen Daten in Drittländer

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen können Ihre personenbezogenen Daten an Drittgesellschaften weitergegeben oder offengelegt werden. Diese können sich auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), also in Drittländern, befinden. Eine derartige Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erfüllung der vertraglichen und geschäftlichen Verpflichtungen und zur Pflege Ihrer Geschäftsbeziehung zu uns (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit b oder lit. f jeweils iVm. Art. 44 ff. DS-GVO). Über die jeweiligen Einzelheiten der Weitergabe unterrichten wir Sie nachfolgend an den dafür relevanten Stellen.

Einigen Drittländern bescheinigt die Europäische Kommission durch sog. Angemessenheitsbeschlüsse einen Datenschutz, der dem EWR-Standard vergleichbar ist (eine Liste dieser Länder sowie eine Kopie der Angemessenheitsbeschlüsse erhalten Sie hier: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en). In anderen Drittländern, in die ggf. personenbezogene Daten übertragen werden, herrscht aber unter Umständen wegen fehlender gesetzlicher Bestimmungen kein durchgängig hohes Datenschutzniveau. Soweit dies der Fall ist, achten wir darauf, dass der Datenschutz ausreichend gewährleistet ist. Möglich ist dies über bindende Unternehmensvorschriften, Standard-Vertragsklauseln der Europäischen Kommission zum Schutz personenbezogener Daten gem. Art. 46 Abs. 1 , 2 lit. c DS-GVO (die Standard-Vertragsklauseln von 2021 sind verfügbar unter https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32021D0915&locale-en), Zertifikate oder anerkannte Verhaltenskodizes. Bitte wenden Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe unter A.(3)), wenn Sie hierzu nähere Informationen erhalten möchten.

(9) Keine automatisiere Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling)

Wir haben nicht die Absicht, von Ihnen erhobene personenbezogene Daten für ein Verfahren zur automatisierten Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) zu verwenden.

(10) Keine Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Wir machen den Abschluss von Verträgen mit uns nicht davon abhängig, dass Sie uns zuvor personenbezogene Daten bereitstellen. Für Sie als Kunde besteht grundsätzlich auch keine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung, uns Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen; es kann jedoch sein, dass wir bestimmte Angebote nur eingeschränkt oder gar nicht erbringen können, wenn Sie die dafür erforderlichen Daten nicht bereitstellen. Sofern dies im Rahmen der nachfolgend vorgestellten, von uns angebotenen Produkte ausnahmsweise der Fall sein sollte, werden Sie gesondert darauf hingewiesen.

 

(11) Gesetzliche Verpflichtung zur Übermittlung bestimmter Daten

Wir können unter Umständen einer besonderen gesetzlichen oder rechtlichen Verpflichtung unterliegen, die rechtmäßig verarbeiteten personenbezogenen Daten für Dritte, insbesondere öffentlichen Stellen, bereitzustellen ( Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO).

(12) Ihre Rechte

Ihre Rechte als Betroffener bezüglich Ihrer verarbeiteten personenbezogenen Daten können Sie uns gegenüber unter den eingangs unter A.(2) angegebenen Kontaktdaten jederzeit geltend machen. Sie haben als Betroffener das Recht:

– gemäß Art. 15 DS-GVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;

– gemäß Art. 16 DS-GVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu verlangen;

– gemäß Art. 17 DS-GVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;

– gemäß Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist;

– gemäß Art. 20 DS-GVO Ihre Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen („Datenübertragbarkeit“);

– gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen, sofern die Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e oder lit. f DS-GVO erfolgt. Dies ist insbesondere der Fall, wenn die Verarbeitung nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist. Sofern es sich nicht um einen Widerspruch gegen Direktwerbung handelt, bitten wir bei Ausübung eines solchen Widerspruchs um die Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollen. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen;

– gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO Ihre einmal (auch vor der Geltung der DS-GVO, dh vor dem 25.5.2018) erteilte Einwilligung – also Ihr freiwilliger, in informierter Weise und unmissverständlich durch eine Erklärung oder eine sonstige eindeutige bestätigende Handlung verständlich gemachter Willen, dass Sie mit der Verarbeitung der betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke einverstanden sind – jederzeit uns gegenüber zu widerrufen, falls Sie eine solche erteilt haben. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und

– gemäß Art. 77 DS-GVO sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in unserem Unternehmen zu beschweren, etwa bei der für uns zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit, Friedrichstr. 219, 10969 Berlin, E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de, Telefonnummer: 030 13889 0.

(13) Änderungen der Datenschutzhinweise

Im Rahmen der Fortentwicklung des Datenschutzrechts sowie technologischer oder organisatorischer Veränderungen werden unsere Datenschutzhinweise regelmäßig auf Anpassungs- oder Ergänzungsbedarf hin überprüft. Über Änderungen werden Sie insbesondere auf unserer deutschen Webseite unter https://novumstate.com unterrichtet. Diese Datenschutzhinweise haben den Stand von August 2026.

B. Besuch von Webseiten

(1) Erläuterung der Funktion

Informationen zu unseren Unternehmen und den von uns angebotenen Leistungen erhalten Sie insbesondere unter  https://novumstate.com samt den dazugehörigen Unterseiten (nachfolgend gemeinsam: „Webseiten“). Bei einem Besuch unserer Webseiten können personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet werden.

(2) Verarbeitete personenbezogene Daten

Bei der informatorischen Nutzung der Webseiten werden die folgenden Kategorien personenbezogener Daten von uns erhoben, gespeichert und weiterverarbeitet:

„Protokolldaten“: Wenn Sie unsere Webseiten besuchen, wird auf unserem Webserver temporär und anonymisiert ein sogenannter Protokolldatensatz (sog. Server-Logfiles) gespeichert. Dieser besteht aus:

– der Seite, von der aus die Seite angefordert wurde (sog. Referrer-URL)

– dem Name und URL der angeforderten Seite

– dem Datum und der Uhrzeit des Aufrufs

– der Beschreibung des Typs, Sprache und Version des verwendeten Webbrowsers

– der IP-Adresse des anfragenden Rechners, die so verkürzt wird, dass ein Personenbezug nicht mehr herstellbar ist

– der übertragenen Datenmenge

– dem Betriebssystem

– der Meldung, ob der Aufruf erfolgreich war (Zugriffsstatus/Http-Statuscode)

– der GMT-Zeitzonendifferenz

„Kontaktformulardaten“: Bei Nutzung von Kontaktformularen werden die dadurch übermittelten Daten verarbeitet (z. B. Geschlecht, Name und Vorname, Anschrift, Firma, E-Mail-Adresse und der Zeitpunkt der Übermittlung).

Neben der rein informatorischen Nutzung unserer Webseite bieten wir das Abonnement unseres Newsletters an, mit dem wir Sie über Neuigkeiten aus unserem Unternehmen, unsere Leistungen rund um die Immobilienverwaltung sowie über Veranstaltungen informieren. Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, werden die folgenden „Newsletterdaten“ von uns erhoben, gespeichert und weiterverarbeitet:

– die Seite, von der aus die Seite angefordert wurde (sog. Referrer-URL)

– das Datum und die Uhrzeit des Aufrufs

– die Beschreibung des Typs des verwendeten Webbrowsers

– die IP-Adresse des anfragenden Rechners, die so verkürzt wird, dass ein Personenbezug nicht mehr herstellbar ist

– die E-Mail-Adresse

– das Datum und die Uhrzeit der Anmeldung und Bestätigung

Wir weisen Sie darauf hin, dass wir bei Versand des Newsletters Ihr Nutzerverhalten auswerten. Für diese Auswertung beinhalten die versendeten E-Mails sogenannte Web-Beacons bzw. Tracking-Pixel, die Ein-Pixel-Bilddateien darstellen, die auf unserer Website gespeichert sind. Für die Auswertungen verknüpfen wir die vorstehend genannten Daten und die Web-Beacons mit Ihrer E-Mail-Adresse und einer individuellen ID. Auch im Newsletter enthaltene Links enthalten diese ID. Die Daten werden ausschließlich pseudonymisiert erhoben, dh. die IDs werden also nicht mit Ihren weiteren persönlichen Daten verknüpft, eine direkte Personenbeziehbarkeit wird ausgeschlossen.

(3)  Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten die vorstehend näher bezeichneten personenbezogenen Daten in Einklang mit den Vorschriften der DS-GVO, den weiteren einschlägigen Datenschutzvorschriften und nur im erforderlichen Umfang. Soweit die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO beruht, stellen die genannten Zwecke zugleich unsere berechtigten Interessen dar.

Die Verarbeitung der Protokolldaten dient statistischen Zwecken und der Verbesserung der Qualität unserer Webseite, insbesondere der Stabilität und der Sicherheit der Verbindung (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a oder lit. f DS-GVO).

Die Verarbeitung von Kontaktformulardaten erfolgt zur Bearbeitung von Kundenanfragen (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b oder lit. f DS-GVO).

Die Verarbeitung der Newsletterdaten erfolgt zum Zweck der Zusendung des Newsletters. Im Rahmen der Anmeldung zu unserem Newsletter willigen Sie in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO). Für die Anmeldung zu unserem Newsletter verwenden wir das sog. Double-Opt-In-Verfahren. Das heißt, dass wir Ihnen nach Ihrer Anmeldung eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse senden, in welcher wir Sie um Bestätigung bitten, dass Sie den Versand des Newsletters wünschen. Zweck dieses Verfahrens ist, Ihre Anmeldung nachweisen und ggf. einen möglichen Missbrauch Ihrer persönlichen Daten aufklären zu können. Ihre Einwilligung in die Übersendung des Newsletters können Sie jederzeit widerrufen und den Newsletter abbestellen. Den Widerruf können Sie durch Klick auf den in jeder Newsletter-E-Mail bereitgestellten Link, per E-Mail an info@novumstate.com oder durch eine Nachricht an die im Impressum angegebenen Kontaktdaten erklären.

Sofern für die Verarbeitung der Daten die Speicherung von Informationen in Ihrer Endeinrichtung oder der Zugriff auf Informationen, die bereits in der Endeinrichtung gespeichert sind, erforderlich ist, ist § 25 Abs. 1 , 2 TDDDG hierfür die Rechtsgrundlage.

(4)  Dauer der Datenverarbeitung

Ihre Daten werden nur so lange verarbeitet, wie dies für die Erreichung der oben genannten Verarbeitungszwecke erforderlich ist; hierfür gelten die im Rahmen der Verarbeitungszwecke angegebenen Rechtsgrundlagen entsprechend. Hinsichtlich der Nutzung und der Speicherdauer von Cookies beachten Sie bitte Punkt A.(5).

Von uns eingesetzte Dritte werden Ihre Daten auf deren System so lange speichern, wie es im Zusammenhang mit der Erbringung der Leistungen für uns entsprechend dem jeweiligen Auftrag erforderlich ist.

Näheres zur Speicherdauer finden Sie im Übrigen unter A.(5) und den Einwilligungseinstellungen.

(5)  Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte; Rechtfertigungsgrundlage

Folgende Kategorien von Empfängern, bei denen es sich im Regelfall um Auftragsverarbeiter handelt (siehe dazu A.(7)), erhalten ggf. Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten:

– Dienstleister für den Betrieb unserer Webseite und die Verarbeitung der durch die Systeme gespeicherten oder übermittelten Daten (zB für Rechenzentrumsleistungen, Zahlungsabwicklungen, IT-Sicherheit). Rechtsgrundlage für die Weitergabe ist dann Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b oder lit. f DS-GVO, soweit es sich nicht um Auftragsverarbeiter handelt;

– Staatliche Stellen/Behörden, soweit dies zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist. Rechtsgrundlage für die Weitergabe ist dann Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO;

– Zur Durchführung unseres Geschäftsbetriebs eingesetzte Personen (zB Auditoren, Banken, Versicherungen, Rechtsberater, Aufsichtsbehörden, Beteiligte bei Unternehmenskäufen oder der Gründung von Gemeinschaftsunternehmen). Rechtsgrundlage für die Weitergabe ist dann Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b oder lit. f DS-GVO.

– Salesforce als Anbieter unseres Kundenverwaltungssystems. Anfragen, die Sie uns über unsere Kontaktformulare senden, werden dort erfasst und bearbeitet. Anbieter ist die Salesforce Germany GmbH, Erika-Mann-Straße 31, 80636 München. Die Verarbeitung erfolgt weisungsgebunden in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DS-GVO. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b oder lit. f DS-GVO. Eine Übermittlung in die USA ist nicht ausgeschlossen; Salesforce, Inc. ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und hat ergänzend Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DS-GVO abgeschlossen.

Zu den Gewährleistungen eines angemessenen Datenschutzniveaus bei einer Weitergabe der Daten in Drittländer siehe A.(8).

Darüber hinaus geben wir Ihre personenbezogenen Daten nur an Dritte weiter, wenn Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO eine ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben.

(6) Einsatz von Cookies, Plugins und sonstige Dienste auf unserer Webseite

a) Cookie

Auf unseren Webseiten nutzen wir Cookies. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrer Festplatte dem von Ihnen verwendeten Browser durch eine charakteristische Zeichenfolge zugeordnet und gespeichert werden und durch welche der Stelle, die das Cookie setzt, bestimmte Informationen zufließen. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen und daher keine Schäden anrichten. Sie dienen dazu, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver, also für Sie angenehmer zu machen.

Cookies können Daten enthalten, die eine Wiedererkennung des genutzten Geräts möglich machen. Teilweise enthalten Cookies aber auch lediglich Informationen zu bestimmten Einstellungen, die nicht personenbeziehbar sind. Cookies können einen Nutzer aber nicht direkt identifizieren.

Man unterscheidet zwischen Session-Cookies, die wieder gelöscht werden, sobald Sie ihren Browser schließen und permanenten Cookies, die über die einzelne Sitzung hinaus gespeichert werden. Hinsichtlich ihrer Funktion unterscheidet man bei Cookies wiederum zwischen:

– Technical Cookies: Diese sind zwingend erforderlich, um sich auf der Webseite zu bewegen, grundlegende Funktionen zu nutzen und die Sicherheit der Webseite zu gewährleisten; sie sammeln weder Informationen über Sie zu Marketingzwecken noch speichern sie, welche Webseiten Sie besucht haben;

– Performance Cookies: Diese sammeln Informationen darüber, wie Sie unsere Webseite nutzen, welche Seiten Sie besuchen und z. B. ob Fehler bei der Webseitennutzung auftreten; sie sammeln keine Informationen, die Sie identifizieren könnten – alle gesammelten Informationen sind anonym und werden nur verwendet, um unsere Webseite zu verbessern und herauszufinden, was unsere Nutzer interessiert;

– Advertising Cookies, Targeting Cookies: Diese dienen dazu, dem Webseitennutzer bedarfsgerechte Werbung auf der Webseite oder Angebote von Dritten anzubieten und die Effektivität dieser Angebote zu messen; Advertising und Targeting Cookies werden maximal 13 Monate lang gespeichert;

– Sharing Cookies: Diese dienen dazu, die Interaktivität unserer Webseite mit anderen Diensten (zB sozialen Netzwerken) zu verbessern; Sharing Cookies werden maximal 13 Monate lang gespeichert.

Rechtsgrundlage für Cookies, die unbedingt erforderlich sind, um Ihnen den ausdrücklich gewünschten Dienst zur Verfügung zustellen, ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Jeder Einsatz von Cookies, der hierfür nicht zwingend technisch erforderlich ist, stellt eine Datenverarbeitung dar, die nur mit einer ausdrücklichen und aktiven Einwilligung Ihrerseits gem. § 25 Abs. 1 TDDDG iVm Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO erlaubt ist. Dies gilt insbesondere für die Verwendung von Performance, Advertising, Targeting oder Sharing Cookies.Darüber hinaus geben wir Ihre durch Cookies verarbeiteten personenbezogenen Daten nur an Dritte weiter, wenn Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO eine ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben.

b) Cookie-Richtlinie

Welche Cookies und vergleichbaren Technologien wir im Einzelnen einsetzen, welchem Zweck sie dienen und wie lange sie gespeichert werden, können Sie jederzeit über die Einwilligungseinstellungen auf unserer Webseite einsehen. Dort können Sie Ihre Entscheidung auch nachträglich ändern. Ergänzend gelten die Angaben in den nachfolgenden Abschnitten.

c) Social Media Plugins

Wir binden auf unseren Webseiten keine Social-Media-Plugins ein, die bereits beim Seitenaufruf eine Verbindung zum jeweiligen Netzwerk herstellen. Soweit unsere Webseiten Symbole von Social-Media-Anbietern enthalten (z. B. Facebook, Instagram), verlinken diese lediglich auf die Seiten des jeweiligen Anbieters.

Unabhängig davon setzen wir zu Zwecken der Reichweitenmessung, der Werbeerfolgsmessung und des Remarketings Dienste und Zählpixel ein, die Daten an die jeweiligen Anbieter übermitteln. Einzelheiten hierzu finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten.

d) Google Analytics 4

Wir nutzen Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“).

Google Analytics verwendet Cookies und ähnliche Technologien, die eine Analyse Ihrer Nutzung unserer Webseite ermöglichen. Verarbeitet werden dabei insbesondere die aufgerufenen Seiten, Zeitpunkt und Dauer des Besuchs, ausgelöste Interaktionen, die Herkunftsquelle Ihres Besuchs, Ihr ungefährer Standort auf Grundlage der gekürzten IP-Adresse sowie Angaben zu Browser und Endgerät. Ihre IP-Adresse wird von Google gekürzt, bevor sie gespeichert wird; eine Zusammenführung mit anderen Daten von Google findet nicht statt.

Zweck der Verarbeitung ist die Auswertung der Nutzung unserer Webseite, um unser Angebot bedarfsgerecht zu gestalten und fortlaufend zu verbessern.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Einwilligungseinstellungen auf unserer Webseite widerrufen.

Eine Übermittlung Ihrer Daten in die USA kann nicht ausgeschlossen werden. Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend hat Google Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DS-GVO abgeschlossen. Die Speicherdauer der Nutzungsdaten beträgt 14 Monate. Weitere Informationen finden Sie unter policies.google.com/privacy.

e) Google Ads – Conversion-Tracking und Remarketing

Wir nutzen Google Ads, einen Online-Werbedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Wenn Sie über eine Google-Anzeige auf unsere Webseite gelangen, setzt Google ein Cookie, mit dem nachvollzogen werden kann, ob Sie auf unserer Webseite eine bestimmte Handlung vorgenommen haben — etwa das Absenden eines Kontaktformulars. Wir erhalten dadurch die Gesamtzahl solcher Handlungen, nicht jedoch Angaben, die eine Identifizierung einzelner Nutzer ermöglichen. Ergänzend setzen wir Remarketing ein, bei dem Ihnen auf Grundlage Ihres Besuchs auf Webseiten Dritter Werbung für unsere Leistungen angezeigt werden kann.

Zweck ist die Messung und Optimierung des Erfolgs unserer Werbemaßnahmen sowie die bedarfsgerechte Ansprache von Interessenten. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO, jederzeit widerruflich über die Einwilligungseinstellungen.

Zur Übermittlung in die USA und zu den Garantien gilt das zu Google Analytics Ausgeführte entsprechend. Werbebezogene Cookies werden längstens 13 Monate gespeichert.

f) Google Tag Manager

Zur Verwaltung der auf unserer Webseite eingesetzten Dienste nutzen wir den Google Tag Manager der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Der Tag Manager selbst erhebt keine personenbezogenen Daten zu eigenen Zwecken und setzt keine Cookies. Er dient ausschließlich dazu, die in dieser Erklärung beschriebenen Dienste auszuliefern und Ihre Einwilligungsentscheidung an diese weiterzugeben. Bei der Auslieferung wird Ihre IP-Adresse verarbeitet, da sie technisch für die Übertragung erforderlich ist.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer technisch zuverlässigen und einwilligungskonformen Auslieferung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO.

g) Microsoft Advertising (Universal Event Tracking)

Wir nutzen das Universal Event Tracking von Microsoft Advertising, einem Dienst der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.

Über ein auf unserer Webseite eingebundenes Zählpixel erfasst Microsoft, ob Sie nach dem Klick auf eine Anzeige in der Bing-Suche eine bestimmte Handlung auf unserer Webseite vorgenommen haben. Verarbeitet werden dabei die aufgerufenen Seiten, der Zeitpunkt des Besuchs, eine pseudonyme Kennung sowie Angaben zu Browser und Endgerät.

Zweck ist die Messung des Erfolgs unserer Suchmaschinenwerbung. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO, jederzeit widerruflich.

Microsoft kann Daten in die USA übermitteln; die Microsoft Corporation ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und hat ergänzend Standardvertragsklauseln abgeschlossen.

h) AdRoll

Wir nutzen den Remarketing-Dienst AdRoll der NextRoll, Inc., 2300 Harrison Street, 2nd Floor, San Francisco, CA 94110, USA.

AdRoll setzt Cookies und ein Zählpixel ein, um Ihren Besuch auf unserer Webseite zu erfassen und Ihnen anschließend auf Webseiten Dritter Werbung für unsere Leistungen anzuzeigen. Verarbeitet werden die aufgerufenen Seiten, der Zeitpunkt des Besuchs, eine pseudonyme Kennung sowie Angaben zu Browser und Endgerät.

Zweck ist die interessengerechte Ansprache von Besuchern unserer Webseite. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO, jederzeit widerruflich.

Die Verarbeitung findet in den USA statt. Grundlage der Übermittlung sind Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DS-GVO. Werbebezogene Cookies werden längstens 13 Monate gespeichert.

i) Meta-Pixel

Wir nutzen das Meta-Pixel der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland.

Das Pixel erfasst Ihren Besuch auf unserer Webseite und ermöglicht es uns, den Erfolg unserer Werbeanzeigen auf Facebook und Instagram zu messen sowie Ihnen dort Werbung für unsere Leistungen anzuzeigen. Verarbeitet werden die aufgerufenen Seiten, der Zeitpunkt des Besuchs, Angaben zu Browser und Endgerät sowie eine Kennung, über die Meta einen Abgleich mit Ihrem Nutzerkonto vornehmen kann, sofern Sie bei Facebook oder Instagram angemeldet sind.

Für die Erhebung und Übermittlung der Daten sind wir und Meta gemeinsam Verantwortliche im Sinne des Art. 26 DS-GVO. Die wesentlichen Inhalte der hierzu getroffenen Vereinbarung sind abrufbar unter facebook.com/legal/controller_addendum.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO, jederzeit widerruflich. Meta kann Daten in die USA übermitteln; Meta Platforms, Inc. ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

j) Google reCAPTCHA

Zum Schutz unserer Formulare vor automatisierten Eingaben nutzen wir reCAPTCHA der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

reCAPTCHA wertet aus, ob eine Eingabe durch einen Menschen oder automatisiert erfolgt. Hierzu werden Ihre IP-Adresse, die Verweildauer auf der Seite, Maus- und Tastaturbewegungen sowie Angaben zu Browser und Endgerät an Google übermittelt und dort ausgewertet.

Zweck ist die Abwehr von Spam und missbräuchlicher Nutzung unserer Formulare. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Funktionsfähigkeit unserer Webseite nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO.

k) Einwilligungsverwaltung

Zur Einholung und Verwaltung Ihrer Einwilligungen nutzen wir den Dienst consentmanager.

Beim Aufruf unserer Webseite wird ein Cookie gesetzt, in dem Ihre Einwilligungsentscheidung sowie der Zeitpunkt der Erteilung gespeichert werden. Zusätzlich wird Ihre IP-Adresse in gekürzter Form verarbeitet. Diese Speicherung ist erforderlich, damit wir Ihre Entscheidung bei künftigen Besuchen beachten und die Erteilung der Einwilligung nachweisen können.

Zweck ist die Erfüllung unserer gesetzlichen Nachweispflicht nach Art. 7 Abs. 1 DS-GVO. Da die Speicherung für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist, erfolgt sie nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne gesonderte Einwilligung; Rechtsgrundlage der weiteren Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO.

Sie können Ihre Entscheidung jederzeit über die Einwilligungseinstellungen auf unserer Webseite ändern.

l) Kampagnenzuordnung bei Formularanfragen

Wenn Sie über eine Werbeanzeige auf unsere Webseite gelangen, speichern wir die von der Anzeige übergebenen Kampagnenparameter — insbesondere die Google-Klick-Kennung sowie Angaben zu Quelle, Medium und Kampagne — in einem eigenen Cookie.

Senden Sie anschließend ein Formular ab, werden diese Angaben zusammen mit Ihren Kontaktdaten an unser Kundenverwaltungssystem übermittelt und dort Ihrer Anfrage zugeordnet. Wir können dadurch nachvollziehen, über welche Kampagne eine Anfrage zustande gekommen ist.

Zweck ist die Erfolgsmessung unserer Werbemaßnahmen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO, jederzeit widerruflich.

(7) Bewerbungen

(a) Erläuterung der Funktion

Über das Bewerbungsformular auf unserer Karriereseite können Sie sich auf ausgeschriebene Stellen bewerben und Bewerbungsunterlagen übermitteln. Die Ausschreibung kann sich auf eine Stelle bei uns oder bei einem mit uns verbundenen Unternehmen beziehen.

(b) Verarbeitete personenbezogene Daten

Verarbeitet werden die von Ihnen angegebenen Kontaktdaten, die Angaben zur gewünschten Position sowie sämtliche Inhalte der von Ihnen hochgeladenen Unterlagen, insbesondere Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse. Wir bitten Sie, uns keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DS-GVO zu übermitteln, soweit diese für die Bewerbung nicht erforderlich sind.

(c) Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 88 DS-GVO sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO.

(d) Dauer der Datenverarbeitung

Kommt ein Beschäftigungsverhältnis nicht zustande, speichern wir Ihre Bewerbungsunterlagen bis zum Ablauf der Fristen, innerhalb derer Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz geltend gemacht und gerichtlich verfolgt werden können (§ 15 Abs. 4 AGG, § 61b ArbGG); dies sind in der Regel sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Anschließend werden die Unterlagen gelöscht. Werden Ansprüche geltend gemacht, speichern wir die Unterlagen bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens.

Eine längere Speicherung in unserem Bewerberpool erfolgt nur, wenn Sie hierin ausdrücklich eingewilligt haben; Rechtsgrundlage ist dann Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

(e) Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Personen Zugang zu Ihren Bewerbungsunterlagen, die am Auswahlverfahren beteiligt sind.

Bezieht sich Ihre Bewerbung auf eine Stelle bei einem mit uns verbundenen Unternehmen oder führen wir die Stellenbesetzung für ein solches Unternehmen durch, übermitteln wir Ihre Bewerbungsunterlagen an dessen Geschäftsführung sowie an die dort am Auswahlverfahren beteiligten Personen. Zweck und Rechtsgrundlage entsprechen den unter (c) genannten. Eine Weitergabe an sonstige Dritte findet nicht statt.